L’organisation des fichiers sur votre ordinateur peut s’avérer délicate. Si vous n’y prenez pas garde, vos fichiers et dossiers peuvent devenir un véritable fouillis dans lequel il est difficile de naviguer et de trouver ce dont vous avez besoin. C’est pourquoi dans cet article, nous vous rassemblé des techniques efficaces sur comment organiser efficacement ses fichiers de travail sur son ordinateur.
Comment organiser les fichiers informatiques : Décider d’une structure
Vous vous demandez comment organiser vos fichiers informatiques ? Vous pouvez structurer votre système de fichiers de trois manières principales :
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- par projet ou par client
- en fonction de la date
- en fonction du type de fichier
Vous pouvez également utiliser une combinaison de chaque système d’organisation des fichiers. Par exemple, vous pouvez tout regrouper par projet. Au sein de chaque projet, vous pouvez ensuite regrouper vos fichiers par type de fichier, par année ou même par client.
Examinons quelques façons d’organiser vos fichiers informatiques. Choisissez le système d’organisation des fichiers informatiques qui convient le mieux à votre flux de travail et respectez-le.
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Meilleures pratiques pour l’organisation des fichiers informatiques
L’aspect le plus important de la création d’une structure de fichiers organisée est de s’y tenir. Voici quelques bonnes pratiques pour y parvenir et utiliser votre nouvelle structure bien ordonnée.
Oubliez le bureau. Ne stockez jamais de fichiers sur votre bureau. Il donne l’impression d’être en désordre et encombré. Lorsque vous faites glisser un fichier d’une clé USB vers votre bureau, rangez-le immédiatement. C’est un bon conseil pour organiser le bureau de l’ordinateur.
Sautez les téléchargements. Ne laissez pas de fichiers dans votre dossier Téléchargements. Classez-les à leur place ou supprimez-les.
Classez vos documents immédiatement. Si vous attendez pour classer les choses, elles deviendront incontrôlables. Dès que vous créez ou recevez un fichier, rangez-le à sa place.
Triez tout une fois par semaine. Chaque lundi matin ou vendredi soir, regardez les dossiers sur lesquels vous avez travaillé cette semaine. Assurez-vous qu’ils sont à la bonne place. Mettez de l’ordre, supprimez les fichiers inutiles et, d’une manière générale, empêchez le désordre de s’installer avant qu’il ne devienne trop important.
Utilisez des noms descriptifs. Lorsque vous nommez vos fichiers, donnez-leur des noms descriptifs. « Plan marketing » n’est pas une bonne idée. « Plan marketing – Client M – Janvier » est beaucoup mieux.
La recherche est puissante. La fonction de recherche des systèmes d’exploitation modernes est vraiment puissante. Si vous ne trouvez pas un fichier en le cherchant, essayez de le rechercher. Si vous avez nommé vos fichiers et dossiers correctement, il sera facile à trouver.
N’utilisez pas trop de dossiers. Il est ennuyeux d’avoir trop de dossiers imbriqués les uns dans les autres. Chaque dossier doit contenir au minimum une dizaine de fichiers. Si vous n’avez que deux ou trois fichiers par dossier, vous devez revoir votre structure.
Tenez bon. N’abandonnez pas après quelques jours. Il faut toujours un peu de temps pour s’adapter à quelque chose de nouveau. Engagez-vous à utiliser votre structure de fichiers pendant quelques semaines avant de la mettre au rebut.
Continuez à faire des ajustements. Les systèmes imposés d’en haut sont stupides ; ils fonctionnent rarement. Commencez par l’une des structures recommandée et modifiez-la au fur et à mesure. Adaptez-la à votre flux de travail plutôt que d’essayer de forcer votre flux de travail à s’adapter à une structure de fichiers rigide.
